Power BI im Controlling: Warum die Kosten­rech­nung vor dem Dashboard kommt

Self-Service BI klingt nach Befreiung. Für den Controller bedeutet sie oft das Gegenteil: Plötzlich kursieren drei verschiedene Versionen der Wahrheit im Unternehmen. Und er darf alle drei erklären.

Einleitung

Power BI ist in vielen Mittelstandsunternehmen längst etabliert. Die Dashboards fehlen trotzdem. Oder sie existieren, liefern aber andere Zahlen als die Kosten­rech­nung. Oder der Produktionsleiter hat sich seine eigene Auswertung gebaut, und niemand weiß mehr, welche Zahl gilt.

Self-Service BI im Controlling braucht eine Grundlage, die nicht zur Diskussion steht. Dieser Artikel zeigt, inwiefern die Kosten­rech­nung in Business Central diese Grundlage liefern kann und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.

Wo Self-Service BI im Controlling hängen bleibt

Laut Fortune Business Insights wurde der Markt für Self-Service-BI 2024 mit 6,73 Milliarden US-Dollar bewertet. Bis 2032 soll er auf 26,54 Milliarden wachsen. Die Nachfrage ist real; die Umsetzung bleibt schwierig.

Der BARC Trend Monitor 2024 bestätigt das: Datensicherheit, Datenqualität und Data Governance gelten Fachleuten als die wichtigsten BI-Themen, noch vor KI und neuen Visualisierungen. Bevor es um die Darstellung geht, geht es um die Verlässlichkeit der Daten.

Und dort entstehen die Konflikte: Ein Abteilungsleiter zieht sich Zahlen direkt aus dem ERP, der Controller zieht dieselben Zahlen und kommt zu einem anderen Ergebnis. Beide haben technisch recht.

Was Business Central liefert und was nicht

Microsoft hat die Integration von Power BI in Business Central konsequent ausgebaut. In Release Wave 2 2024 kamen über 70 neue Power-BI-Berichte hinzu, für Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager, Fertigung und Projekte.

Seit Release Wave 2 2025 gibt es zusätzlich die Drillback-Funktion: Nutzer springen direkt von einer Kennzahl im Dashboard zurück in die zugrunde liegenden Posten in Business Central.

Für die Nachvollziehbarkeit einzelner Buchungen ist das hilfreich. Warum das Dashboard andere Zahlen zeigt als die Kosten­rech­nung, beantwortet es nicht.

Bezeichnend ist, was fehlt: Unter den über 70 neuen Standardberichten findet sich keiner für die Kosten­rech­nung. Die Finanzberichte setzen auf Sachkonten, GuV und Budgetwerten auf, also auf die Finanz­buchhaltung, nicht auf Kosten­­stellen­, Kosten­­träger­ und Umlagen.

Business Central bringt Basismittel für die Kosten­rech­nung mit, aber keine fertige, betriebswirtschaftlich aufbereitete Datenbasis, auf der ein aussagekräftiges Dashboard entstehen könnte.

Zwei Wege im Standard – und ihre Grenzen

Für eine Sicht auf die Kosten­ bietet der Standard zwei Wege:

Weg 1 – Dimensionen

Der erste führt über Dimensionen: Kosten­­stellen­ und Kosten­­träger­ lassen sich direkt an den Buchungen mitführen, und über die Dimensionsnamen landen diese Strukturen in Power BI. Das ist der in der Praxis am weitesten verbreitete Weg.

Kosten­ lassen sich damit zuordnen und filtern. Verrechnen lassen sie sich nicht: Umlagen, innerbetriebliche Leistungs­verrech­nung und eine echte Plan-Ist-Abgrenzung erfordern eine Buchungslogik, die ein Attribut nicht leisten kann.

Weg 2 – natives Kosten­rech­nungsmodul

Der zweite Weg ist das native Kosten­rech­nungsmodul mit Kosten­arten, Kosten­­stellen­, Kosten­­träger­n, Umlagen und Kosten­budgets. Mehrstufige Kosten­­stellen­-Hierarchien, differenzierte Soll-Ist-Vergleiche und das Reporting darüber lassen sich damit in Grundzügen abbilden – mit wachsendem Konfigurations- und Pflegeaufwand und ohne die Tiefe, die eine mehrstufige Deckungs­beitrags­rech­nung oder differenzierte Leistungs­verrech­nung erfordert.

An einer Stelle stößt der Standard ganz an seine Grenze: Eine native Trennung fixer und variabler Kosten­anteile, also eine flexible Plankostenrech­nung, sieht er nicht vor.

In vielen Unternehmen endet das gleich: Setzt man Power BI direkt auf die vorhandenen BC-Daten auf, bildet das Dashboard ab, was gebucht wurde – nicht die betriebswirtschaftliche Einordnung, die erst eine betriebswirtschaftlich aufgebaute Kosten­rech­nung mitliefert. Umlagen sind dann nicht verrechnet, Plan- und Istwerte nicht abgegrenzt. Je nach Datenstand ergibt sich für dieselbe Kosten­stelle eine andere Zahl.

Die entscheidende Frage lautet deshalb: Welche Daten soll Power BI anzeigen, und wer bereitet sie dafür auf?

Die Kosten­rech­nung als Datenbasis für das Dashboard

Solche Lücken schließt eine konsequent aufgebaute Kosten­rech­nung in Business Central: Sie bucht Umlagen, grenzt Plan- von Istwerten ab und trennt fixe von variablen Anteilen. Aus gebuchten Daten werden so betriebswirtschaftlich interpretierbare Informationen – mit Herleitung, Perioden und Dimensionen.

Der Produktionsleiter sieht dieselben Zahlen wie der Controller, weil beide auf dieselbe Kosten­rech­nung zugreifen. Damit erübrigt sich die Diskussion darüber, welche Zahl gilt.

Die Deutungshoheit bleibt beim Controller

Richtig verstanden bedeutet Self-Service: Jeder sieht das, was für seine Entscheidungen relevant ist, in einer Form, die keine Fehlinterpretation zulässt.

Power BI bietet dafür die technischen Mittel: Workspace-Strukturen, Zugriffsrechte, Row-Level Security. Der Produktionsleiter sieht seine Fertigungskosten, der Vertriebsleiter seine Deckungsbeiträge, die Geschäftsführung das Gesamtbild.

Ein Prinzip hat sich dabei bewährt: Der Controller definiert, welche Kennzahlen sichtbar sind, nicht die IT und auch nicht die Abteilungsleiter. Denn nur der Controller weiß, welche Zahl für sich genommen eine Entscheidungsgrundlage bildet und welche erst im Kontext aussagekräftig wird.

Fehlt diese Grundlage – ungebuchte Umlagen, lückenhafte Kosten­­stellen­, ungepflegte Planwerte –, hilft keine Zugriffssteuerung. Die Dashboards funktionieren dann technisch, führen inhaltlich aber in die Irre.

Soll-Ist tagesaktuell: Was das für den Alltag bedeutet

Ein Soll-Ist-Vergleich, der einmal im Monat als PDF verschickt wird, ist eine Rückschau. Ein Dashboard, das sich täglich aktualisiert und meldet, sobald eine Kosten­stelle den Planwert überschreitet, ist eine Steuerung. Es verlagert die Aufmerksamkeit vom Erklären zum Steuern.

Dafür braucht es eine Kosten­rech­nung, die laufend mit Ist-Daten versorgt wird, und eine Power-BI-Anbindung, die diese Daten strukturiert abruft. Business Central stellt sie über API-Pages und OData-Webservices bereit, auf die der Power-BI-Connector zugreift.

Für kleinere Auswertungen genügt der Standard-Connector; bei größeren Datenmengen empfiehlt Microsoft API-Pages, weil sie schneller laden und stabiler gegenüber Änderungen an der Oberfläche sind.

Die Frage dabei ist, welche Tabellen die richtigen sind und ob die Daten darin das hergeben, was das Dashboard zeigen soll.

Wo anfangen

Viele Controller halten ein Power-BI-Dashboard auf Basis der Kosten­rech­nung für ein großes IT-Projekt. Ein sinnvoller Einstieg ist dagegen ein einziger Bericht: der Soll-Ist-Vergleich einer Kosten­stelle, automatisch aktualisiert, mit Drilldown auf die Buchungsebene. Ist dieser erste Bericht aufgebaut, wird sichtbar, wie die Verbindung funktioniert. Danach lässt sie sich Schritt für Schritt erweitern.

Wie groß der Aufwand ist, hängt davon ab, wie gut die Kosten­rech­nung bereits strukturiert ist. Sind Kosten­­stellen­ sauber definiert, Planwerte gepflegt und Umlagen gebucht, lässt sich schnell starten. Fehlt diese Grundlage, beginnt die Arbeit dort, nicht beim Dashboard.

Denn das Dashboard zeigt nur, was die Kosten­rech­nung weiß. Seine Qualität ist immer ein Spiegel der Datenbasis darunter.

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Die Kosten­rech­nung 365 von CKL Software strukturiert Ihre Kosten­­stellen­- und Kosten­­träger­daten direkt in Business Central – mit Soll-Ist-Vergleichen, Umlageverfahren und bis zu acht Dimensionen. Die Daten sind OData-fähig und damit direkt für Power BI nutzbar.

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FAQ

1. Warum liefert Power BI andere Zahlen als meine Kosten­rech­nung? Weil Power BI in der Regel direkt auf die Buchungsdaten zugreift. Kosten­­stellen­ lassen sich zwar über Dimensionen mitführen, aber Umlagen, Plan-Ist-Abgrenzung und die Trennung fixer und variabler Kosten­ entstehen erst in einer strukturierten Kosten­rech­nung. Fehlt diese Aufbereitung, weicht das Dashboard von der Kosten­rech­nung ab.

2. Welche Daten aus der Kosten­rech­nung sind für Power BI geeignet? Kosten­­stellen­-Salden, Soll-Ist-Vergleiche, Umlageergebnisse und Kosten­­träger­-Auswertungen – alles, was in der Kosten­rech­nung strukturiert gebucht ist, kann über OData in Power BI abgerufen werden.

3. Wie verhindere ich, dass Abteilungsleiter falsche Schlüsse aus dem Dashboard ziehen? Indem der Controller definiert, welche Kennzahlen sichtbar sind – und sicherstellt, dass die Datenbasis eindeutig ist. Zugriffsrechte in Power BI helfen zusätzlich.

4. Ist ein Power BI-Dashboard auf Basis der Kosten­rech­nung ein großes IT-Projekt? Nicht zwingend. Ein sinnvoller Einstieg ist ein einziges Dashboard – zum Beispiel der Soll-Ist-Vergleich einer Kosten­stelle. Der Aufwand hängt davon ab, wie gut die Kosten­rech­nung bereits strukturiert ist.5. Was ist der Unterschied zwischen BC-Buchungsdaten und Kosten­rech­nungsdaten in Power BI? Buchungsdaten zeigen, was gebucht wurde – über Dimensionen auch mit Kosten­­stellen­-Bezug. Was fehlt, ist die betriebswirtschaftliche Aufbereitung: Umlagen, Plan-Ist-Abgrenzung,men. Energiepreise, Lieferantenkonditionen und interne Prozesskosten verändern sich oft innerhalb weniger Tage – veraltete Kosten­strukturen führen daher fast zwangsläufig zu falschen Entscheidungen.