KI Readiness

Seit gut zwei Jahren prägt der Microsoft Copilot die Erwartungen an das moderne Controlling. Die Erwartungen sind hoch gesteckt: KI soll das Predictive Budgeting übernehmen, Abweichungen im BAB datengestützt analysieren und Vorschläge für die Vorkontierung in Rekordzeit erstellen.

Das Ziel für Controllerinnen und Controller ist die radikale Verkürzung der Abschlusszyklen. Eine positive Aussicht: Werden Prozesse beschleunigt, wandelt sich die Rolle weg vom „Datensammler“ hin zum strategischen Berater, der den Abschluss aktiv schützt. Doch dieser Wandel gelingt nur, wenn die KI auf einem soliden Fundament steht.

Kosten­rech­nung als Fundament: Warum die Datenqualität über den KI-Erfolg entscheidet

Bunte Dashboards sind das sichtbare Ergebnis. Doch die eigentliche Arbeit findet „unter der Haube“ statt: in der verursachungsgerechten Verteilung und einer absolut sauberen Datenbasis.

KI im ERP-Umfeld wirkt wie ein Multiplikator. Sie beschleunigt Prozesse, vervielfältigt aber im gleichen Maße vorhandene Fehler. Sind Umlageschlüssel veraltet oder bildet die Kosten­­stellen­struktur die betriebliche Realität nicht mehr ab, liefert der Copilot zwar extrem schnelle, aber betriebswirtschaftlich riskante Antworten.

Fragen Sie sich: Akzeptiert die Revision eine KI-Analyse als Herleitung, wenn die zugrunde liegende Logik in einer intransparenten Excel-Tabelle versteckt ist?

Vertrauen in die Zahlen entsteht nur, wenn die KI auf eine revisionssichere Logik zugreift. Es geht um nichts weniger als um eine Transformation der Kosten­rech­nung: weg von der reinen Vergangenheitsbetrachtung, hin zu einer dynamischen Kosten­- und Deckungs­beitrags­rech­nung, die direkt im System verankert ist. Auf diese Weise werden der kostenorientierte Betriebs­abrech­nungs­bogen und die KTR-orientierte Deckungs­beitrags­rech­nung vollständig miteinander verzahnt. Erst so wird aus der KI ein verlässliches Management-Tool statt einer unberechenbaren Blackbox.

(Lesen Sie hier mehr zum Thema Risiko-Reporting).

Clean Core: Warum der Weg aus Excel ohne Alternative bleibt

Um die KI-Fähigkeiten von Business Central (BC) voll auszuschöpfen, ist ein „Clean Core“ zwingend erforderlich. Für das Controlling bedeutet das konkret:

• Eliminieren der Schatten-IT: Business Central bringt im Standard bereits Kosten­rech­nungsfunktionen mit. Doch sobald Umlagen mehrstufig und Anforderungen komplexer werden, stoßen viele Unternehmen an Grenzen. Und flüchten für den finalen BAB doch wieder in aufwendige Excel-Konstrukte. Damit entsteht ein Problem: Diese ausgelagerte Schatten-IT bleibt für den Copilot unsichtbar. Die KI kann nur analysieren, was innerhalb der ERP-Datenbasis liegt. Um die Steuerungshoheit (und die KI-Tauglichkeit) zu behalten, muss auch die komplexe Kalkulation zwingend zurück ins System.
• Standardnahe Spezialisierung: Anstatt den Standard von Business Central durch Eigenentwicklungen zu verbiegen, ist es ökonomisch sinnvoller, auf zertifizierte Spezial-Apps zu setzen. Der entscheidende Vorteil: Ihr System bleibt updatefähig, wodurch Sie neue KI-Funktionen von Microsoft sofort nutzen können, anstatt in veralteten Code-Strukturen festzustecken.

 

Validität durch feste Regeln: Der Audit-Trail

Der Copilot rechnet nicht unkontrolliert für sich selbst. Die Revisionssicherheit wird durch die Logik der Kosten­rech­nungs-App gewährleistet. Während die App ein prüfbares und nachvollziehbares Zahlenwerk liefert, fungiert der Copilot als intelligente Interpretationsschicht. Er erkennt Muster, greift dabei aber stets auf das starre, verlässliche Regelwerk im Hintergrund zu. Jede Aussage bleibt somit belegbar.

In vier Schritten zur KI-Bereitschaft: Checkliste für das Controlling 2026

KI ist kein Zauberstab, der eine schwache Datenlage korrigiert. Beachten Sie die folgenden Leitfragen, um Ihr System auf die neue Ära vorzubereiten:

1. Holen Sie komplexe Logiken zurück ins ERP: Reicht Ihr BC-Standard nicht für alle Umlageschlüssel und kalkulatorischen Kosten­ aus, sodass Sie Teile des BAB nach Excel auslagern? Beenden Sie diesen Workaround. Die Logik muss zentral und lückenlos im System hinterlegt sein. Nur dort ist sie für die KI „sichtbar“.
2. Nutzen Sie die Tiefe der Dimensionen: Je feingranularer die Datenstruktur (z. B. über den Standard hinaus), desto besser kann der Copilot Muster erkennen und Auswertungen unterstützen.
3. Integrieren Sie die CSRD in die Routine: Nutzen Sie zusätzliche Dimensionen, um  etwa Emissionsdaten Kosten­­stellen­ oder Projekten zuzuordnen. So wird Nachhaltigkeitscontrolling zu einem natürlichen Teil des Berichtswesens.
4. Sichern Sie die Nachvollziehbarkeit: Ist für jede KI-Analyse der Weg zurück zum Beleg (Audit-Trail) gewährleistet?

Ohne eine saubere Datenbasis füttern Sie den Copilot mit lückenhaften Informationen (Garbage-In, Garbage-Out). Das Ergebnis sind professionell klingende, aber sachlich falsche Handlungsempfehlungen, die spätestens im Audit zu massiven Compliance-Problemen führen.

Kosten­rech­nung 365 – Das Fundament für Ihren Copilot

Um Business Central ganzheitlich KI-fähig zu machen, müssen die funktionalen Lücken im Standard geschlossen werden, die Controller bisher in die Excel-Falle zwingen. Kosten­rech­nung 365 von CKL liefert das entscheidende Puzzleteil für Ihren Clean Core:

• Funktionalität ohne Modifikation: Hochkomplexe, mehrstufige Umlagen und erweiterte kalkulatorische Buchungen erfolgen direkt im ERP. Das hält Ihren Kern sauber, das System updatefähig und macht den Griff zu Excel überflüssig.
• Maximale Datentiefe: Mit erweiterten Dimensionsstrukturen über die zwei globalen und acht Shortcut-Dimensionen hinaus, geben Sie dem Copilot den nötigen Kontext für präzise Analysen und CSRD-Berichte.
• Garantierte Revisionssicherheit: Ein lückenloser Audit-Trail macht KI-Ergebnisse zu belastbaren Entscheidungsvorlagen.

Möchten Sie erleben, wie Kosten­rech­nung 365 das Excel-Chaos beendet und Ihren Copilot zum tauglichen Strategie-Tool macht?

Zu den Terminen und zur Anmeldung: Kosten­rech­nung 365

FAQ

Wie beeinflusst ein „Clean Core“ die Ergebnisse des Microsoft Copilot?

Ein sauberer Kern stellt sicher, dass die KI ausschließlich auf valide, im ERP-System integrierte Daten zugreift Da der Copilot ausschließlich auf Daten zugreift, die im Systemkontext verfügbar sind, verhindert der Clean Core unvollständige Analysen und schützt die Verlässlichkeit Ihrer Deckungs­beitrags­rech­nung sowie die Korrektheit der Lagerbewertung.

Warum reicht der Standard von Business Central für KI-gestütztes Controlling oft nicht aus?

Zwar bietet Business Central eine solide Basis-Kosten­rech­nung, doch in der Praxis reicht diese für anspruchsvolle Unternehmensstrukturen oft nicht aus. Dem Standard fehlen häufig Funktionen für hochkomplexe, mehrstufige Umlageverfahren, tiefergehende kalkulatorische Buchungen und eine erweiterte Datentiefe bei Dimensionen. Die Folge: Controller weichen für diese Berech­nungen auf Excel aus. Spezialisierte Apps wie Kosten­rech­nung 365 holen genau diese komplexen Strukturen zurück ins ERP. Sie liefern dem Copilot  den vollständigen, multidimensionalen Kontext für präzise und revisionssichere Auswertungen, ganz ohne Medienbruch.

Wie sichere ich die Auditfähigkeit von KI-generierten Berichten?

Revisionssicherheit entsteht nicht durch die KI, sondern durch das zugrunde liegende Regelwerk im ERP. Durch einen lückenlosen Audit-Trail in der Kosten­rech­nungs-Software bleiben alle KI-Interpretationen für die Revision nachvollziehbar, belegbar und damit verteidigungsfähig.