Drei Partner, ein Problem, ein Produkt: Wie Planner 365 entstand

Die Idee entstand direkt in der Praxis: Vor etwa zwei Jahren kamen mehrere CKL-Partner unabhängig voneinander auf das Team zu. Ihr Wunsch war eine Lösung, die die verschiedenen Fachbereiche in Business Central zusammenbringt und den jährlichen Excel-Kaskaden im Controlling ein Ende setzt.

Bei CKL erkannte man den Bedarf und startete die Entwicklung.

Entwicklung nah an der Praxis

Um nicht am Markt vorbeizuprogrammieren, holte CKL die Partner frühzeitig ins Boot. „Wir haben zwei, drei Partnern die Zwischenstände regelmäßig präsentiert“, berichtet Lars Böhlen, der das Produkt bei CKL maßgeblich konzipiert hat. „Wir wollten von Anfang an sicherstellen, dass die Funktionen den echten Bedarfen der Kunden entsprechen.“

Nach etwa einem Jahr Konzeption und enger Abstimmung ging es an die technische Umsetzung: Der Startschuss für die Programmierung von Planner 365 fiel.

Problem eins: Planung in Silos

Doch was leistet das Produkt? Was fehlt im Standard?

Business Central bringt zwar eigene Planungsfunktionen für Verkauf, Einkauf und Finanz­buchhaltung mit. Allerdings arbeiten diese isoliert voneinander.

Ein Beispiel aus dem Handel verdeutlicht das Problem: Plant ein Verkäufer die Zahlen für die Region Nord, sieht er im Standard gleichzeitig die gesamten Plandaten der Region Süd – ungefiltert und ohne Berechtigungseinschränkung.

Planner 365 ordnet jedem, der plant, einen Zuständigkeitsbereich zu: Jeder Planende sieht nur die eigenen Zahlen. Nichts vermischt sich.

Wer plant, soll nur sehen, was ihn angeht. Dies ist eine organisatorische Grundanforderung, die auf die Compliance einzahlt: Personalkosten etwa sollten nicht automatisch für jeden einsehbar sein, nur weil er Planzahlen einträgt.

Problem zwei: das Excel-Drama

Zudem beobachten die Partner in den Unternehmen dieses Szenario: Das Controlling baut für jeden Fachbereich und teilweise für einzelne Personen eigene Excel-Tabellen, verschickt diese, sammelt Rückmeldungen ein und pflegt Korrekturen manuell nach. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig.

Mit Planner 365 wird die Struktur einmalig aufgesetzt und lässt sich in den Folgejahren auf Knopfdruck wiederverwenden. Ein integrierter Freigabeprozess sorgt dabei für Transparenz: Jede Änderung und Freigabe wird nachvollziehbar dokumentiert – etwas, das manuell erstellte Tabellen schlicht nicht leisten können.

Was „integriert“ konkret bedeutet

Für Lars Böhlen bringt das Produkt vor allem zwei Dinge zusammen: Compliance und die Integration der Daten.

Verkauf, Einkauf und Finanz­buchhaltung planen nicht mehr nebeneinander her, sondern in ein und demselben System. Für die Geschäftsführung bedeutet das: weniger Abstimmungsaufwand, keine verstreuten Schattenlisten mehr und klare Berechtigungen.

Drei Mechaniken ermöglichen dies:

• Werden Verkaufsmengen geplant, rechnet Planner 365 den dazugehörigen Umsatz automatisch mit.
• Dieser Umsatz lässt sich direkt auf Sachkonten überführen – die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrech­nung.
• Plant der Verkauf 50 Stück eines Produkts, weiß der Einkauf sofort, dass diese 50 beschafft werden müssen.

In Business Central erfordert jeder dieser Schritte im Standard noch manuelle Übertragungen.

Eine zusätzliche Erleichterung gibt es für Handels­unternehmen mit großem Sortiment: C-Artikel müssen nicht mehr einzeln kalkuliert werden. Sie lassen sich mit anderen Artikeln oder Sachkonten gruppieren, um ein übergreifendes Umsatzziel festzulegen. Planner 365 bricht dieses Ziel anschließend automatisch auf die einzelnen Positionen herunter.

Bis die Architektur stimmt

Gute Architektur braucht oft mehrere Anläufe: Das Datenmodell von Planner 365 wurde während der Entwicklung viermal komplett neu aufgesetzt.

„Ich habe es mir am Anfang weniger komplex vorgestellt“, gibt Lars Böhlen offen zu. Planbereiche sauber zu trennen, Mengen automatisch weiterzurechnen und Freigaben lückenlos nachzuvollziehen: Was als Anforderung simpel klingt, bedeutet unter der Haube massive Rechenlogik.

In den Testrunden mit den Partnern zeigte sich, an welchen Stellen das ursprüngliche Konzept an Grenzen stieß. Das Team entschied sich gegen laue Kompromisse und baute das Fundament lieber noch einmal um. Dieser Aufwand bleibt für Anwender im fertigen Produkt zwar unsichtbar, sichert aber die Stabilität im Live-Betrieb.

Wo der Planner 365 heute steht

Mittlerweile liegt Planner 365 in der ersten Release-Version vor.

Partner können die erste Release-Version herunterladen. Einige haben das Produkt bereits bei Kunden vorgestellt. Parallel dazu führt CKL direkte Gespräch mit Anwendern, um weiteres Feedback und Wünsche für die nächsten Versionen einzusammeln.

Ein aktuelles Datenblatt finden Interessierte im Datenblatt Factsheet Planner 365.

Für alle, die mehr wissen wollen

Wer Planner 365 live in Aktion sehen möchte, kann sich für einen der nächsten CKL Calls anmelden. Die aktuellen Termine und Anmeldemöglichkeiten finden Sie hier.

FAQ

1. Was ist Planner 365? Planner 365 ist eine Planungslösung für Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sie verbindet Verkauf, Einkauf und Finanz­buchhaltung in einem gemeinsamen Planungsbereich und bildet dabei Compliance-Anforderungen wie Datentrennung und Freigabeprozesse ab.

2. Was fehlt im Standard von Business Central bei der Planung? Business Central hat Planungsfunktionen für Verkauf, Einkauf und Finanz­buchhaltung – aber diese Bereiche planen unabhängig voneinander. Übergänge zwischen den Bereichen erfordern manuelle Arbeit. Außerdem fehlt eine Zuständigkeitstrennung: Jeder Planende sieht im Standard alle Zahlen, nicht nur seine eigenen.

3. Wie löst Planner 365 das Excel-Problem im Controlling? Statt dass der Controller für jeden Fachbereich eigene Listen baut, Rückmeldungen einsammelt und Änderungen manuell nachpflegt, wird der Planungsprozess einmalig eingerichtet und läuft dann Jahr für Jahr automatisch. Ein integrierter Freigabeprozess dokumentiert, wer wann was verändert und freigegeben hat.

4. Wie hängen Verkauf, Einkauf und Finanz­buchhaltung in Planner 365 zusammen? Werden Verkaufsmengen geplant, rechnet Planner 365 den Umsatz automatisch mit. Dieser Umsatz lässt sich direkt auf Sachkonten überführen – als Grundlage für die Gewinn- und Verlustrech­nung. Und plant der Verkauf eine Menge, weiß der Einkauf sofort, was beschafft werden muss.

5. Für wen ist Planner 365 gedacht? Planner 365 richtet sich an Handels- und Mittelstandsunternehmen, die Business Central einsetzen und ihren Planungsprozess aus Excel herauslösen möchten. Besonders relevant ist die Lösung für Unternehmen mit mehreren Planungsbereichen, Compliance-Anforderungen und vielen Artikeln.Wiederbeschaffungsdaten bereit. Für eine kaufmännische Beurteilung müssen diese Informationen jedoch mit Reichweiten, Lagerwerten und Bewertungsregeln zusammengeführt werden.