Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, während der gesamten Schulungszeit eigene Fragen einzubringen, auf die stets ausführlich und kompetent eingegangen wurde.

Ein zusätzlicher Mehrwert bestand darin, dass die Business Central Schulungsumgebung auch nach Abschluss der Schulung zwei weitere Tage zur Verfügung stand. So konnten die Inhalte im eigenen Tempo nachbearbeitet und praxisnah vertieft werden.

Verbesserte Anwendung und Verständnis zentraler Funktionen

Die Schulung vermittelte einen umfassenden Überblick über die Grundlagen der CKL Kosten­rech­nung 365. Besonders hilfreich waren die detaillierten Erklärungen und Praxisbeispiele zu verschiedenen Umlageverfahren – ein zentrales Element erfolgreicher Kosten­rech­nung. Durch die Schulung wurde es mir möglich, das Gesamtkonzept deutlich besser zu verstehen und gezielt auf unser eigenes System zu übertragen.

(Christian Ernst, Gruppen Controller GIM GmbH)

Besonders hilfreiche Erkenntnisse

Ein echter Mehrwert war der Abgleich zwischen den Schulungsinhalten und unserem aktuellen Systemstand. Gerade in einer Phase technischer Erneuerung unserer Kosten­rech­nung half dieser direkte Praxisbezug dabei, bestehende Konfigurationslücken zu identifizieren und gemeinsam mit Herrn Amoako Lösungen zu erarbeiten – ein echter „Aha“-Moment.

Empfehlung für zukünftige Teilnehmer

Die Schulung bietet einen kompakten, gleichzeitig aber sehr umfassenden Einstieg in die Einrichtung und Nutzung der CKL Kosten­rech­nung 365. Sie deckt alle relevanten Bereiche ab – von der Verknüpfung zur Finanz­buchhaltung über die Anlage und Strukturierung von Kosten­arten, Kosten­­stellen­, Kosten­­träger­n und Bezugsgrößen bis hin zu komplexen Umlageverfahren. Anhand praxisnaher Beispiele werden die Teilnehmer befähigt, eine tragfähige Kosten­rech­nung im eigenen Unternehmen aufzubauen.

Anregungen für zukünftige Schulungsformate

Als Teilnehmer profitierte ich besonders von der individuellen Betreuung. In größeren Gruppenformaten könnte die Schulung jedoch zeitlich sehr eng werden, insbesondere bei hoher Beteiligung und vielen Rückfragen. Eine Ausweitung auf 2,5 Tage oder eine gezielte thematische Aufteilung – etwa separate Schulungen zu den Themen Umlagen, Kosten­­stellen­- oder Kosten­­träger­rech­nung – wäre aus meiner Sicht sinnvoll. So könnten Teilnehmer noch gezielter Wissen vertiefen, das für ihre individuellen Anforderungen

Wachstum braucht Struktur: EXCO stellt die Weichen neu

Seit über 30 Jahren unterstützt die EXCO GmbH Konzerne und Mittelständler in stark regulierten Branchen wie Medizintechnik, Pharma und Biotechnologie – mit Lösungen für Engineering, Softwareentwicklung, Qualitätssicherung und Automatisierung. Heute zählt das Unternehmen mit 160 Mitarbeitenden, mehreren Standorten in Deutschland und einer Tochtergesellschaft in der Schweiz zu den erfahrensten technischen Dienstleistern der Branche.

EXCO wächst – auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Doch mit zunehmender Komplexität stieß ein altes System an seine Grenzen: Die interne Leistungs­verrech­nung sowie die Umlagenberech­nung in Excel war fehleranfällig, zeitintensiv und intransparent.

Die Herausforderung: Umlagen, interne Leistungen – schnell, korrekt, nachvollziehbar

Die bisherigen Abläufe führten zu internen Reibungsverlusten. Es fehlte an klaren Regeln zur Verteilung von Gemeinkosten – etwa aus IT oder Geschäftsführung. Sachkonten wurden uneinheitlich genutzt, Kosten­­stellen­ nicht durchgängig gepflegt, und Auswertungen zeigten immer wieder Ungereimtheiten.

„Wir brauchten eine Lösung, die unsere Komplexität beherrschbar macht – und die Umlagen nachvollziehbar und automatisiert abbildet.“
 Aynur Yaşar, Leiterin Finanzen & Projektverantwortliche

Die Lösung: CKL Kosten­rech­nung für Business Central

EXCO setzt seit 2021 auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ein Jahr später fiel die bewusste Entscheidung für die Erweiterung um die CKL Kosten­rech­nung – mit dem Ziel, Excel abzulösen und die internen Prozesse zukunftssicher aufzustellen.

Was überzeugte EXCO?

• Nahtlose Integration in Business Central
• Breiter Funktionsumfang ohne zusätzliche Programmierung
• Erfahrung im regulierten Umfeld
• Enger Austausch mit CKL-Experte Emmanuel Amoako, der das Projekt persönlich begleitete

Projektverlauf: Iteration statt Perfektion

Der Startschuss fiel im Juli 2023 mit ersten Schulungen. Nach einer Unterbrechung infolge eines Führungswechsels wurde das Projekt im Januar 2024 strukturiert fortgesetzt. In mehreren Etappen wurden zentrale Themen angepackt:

• Qualifizierung der Key User in der Finanzabteilung
• Festlegung der Sachkontenlogik für Umlagen
• Verknüpfung von Kosten­­stellen­ auf Mitarbeiterebene
• Einrichtung von Kosten­rech­nungskreisen
• Inner­betriebliche Leistungs­verrech­nung
• Managementoptimiertes Reporting
• Realitätsnahe Tests zur Plausibilitätsprüfung

Im März 2025 wurde das Team durch eine neue Kollegin ergänzt. Ziel ist es, bis Ende des Jahres vollständig eigenständig mit dem System zu arbeiten – ohne externe Unterstützung.

Das Ergebnis: Klarheit statt Chaos

Die Umstellung zeigt Wirkung – vor allem durch deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten und mehr Transparenz im Alltag:

• Zeitersparnis: Umlagenläufe lassen sich heute erheblich schneller und zuverlässiger durchführen als zuvor
• Klare Zuweisungen für alle sechs Business Units – individuell und nachvollziehbar
• Revisionssichere Prozesse für interne wie externe Stakeholder
• Einheitliches Kontengerüst für zentrale Kosten­bereiche
• Verlässliche Grundlage für strategische Entscheidungen

Was den Projekterfolg ausmachte

• Frühzeitige Einbindung aller relevanten Bereiche (FiBu, Geschäftsführung, BU-Manager)
• Iteratives Vorgehen statt starrer Projektpläne
• Konsequenter Fokus auf Stammdatenqualität
• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem CKL-Team und Know-how-Transfer

„Was früher in endlosen Excel-Tabellen endete, läuft heute sauber strukturiert im System – und wir behalten jederzeit den Überblick.“
 Aynur Yaşar

Fazit: Eine Entscheidung mit Wirkung

Mit der CKL Kosten­rech­nung hat EXCO die internen Abläufe deutlich strukturiert – und zentrale Prozesse in der Umlagen- bzw. internen Leistungsberech­nung optimiert. Prozesse wurden gestrafft, Verantwortlichkeiten geschärft, die Finanzabteilung spürbar entlastet. Das Reporting bildet nun die Grundlage für richtungsweise Unternehmens­entscheidungen.

Und wie steht es bei Ihnen?

Sie arbeiten mit Business Central und kämpfen mit aufwändigen Excel-Auswertungen? Dann wird es Zeit, neue Wege zu gehen.

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Ihre Kosten­rech­nung effizient, nachvollziehbar und zukunftsfähig aufstellen können – mit CKL und einem starken Partner an Ihrer Seite.

Mitten im Wandel: etiscan stellt die Weichen neu 

Durch den Wandel zu SaaS-Lösungen stand etiscan vor einer Herausforderung: Wie lassen sich komplexe Wartungsverträge und neue Abrech­nungslogiken effizient und zukunftssicher in den Griff bekommen? 

 „Plötzlich mussten wir Dinge abrechnen, die es vorher gar nicht gab – und das möglichst fehlerfrei. Wir wussten: Ohne ein besseres System wird das auf Dauer nicht funktionieren.“ – Michael Nüchter Head of Finance & Back Office, etiscan 

Über etiscan – Pionier in der digitalen Logistik 

Seit der Gründung 1996 hat sich etiscan zu einem führenden Anbieter für digitale Logistiklösungen entwickelt. Die ausschließlich in Deutschland entwickelte Software optimiert Logistikprozesse weltweit – mit über 1.000 realisierten Projekten und tiefem Verständnis für branchenspezifische Anforderungen.

Effiziente Logistikprozesse – jederzeit, überall! 

etiscan ermöglicht die intuitive, mobile Datenerfassung entlang der gesamten Logistikkette – von Wareneingang bis Versand. Die Lösungen sind modular, geräteunabhängig und branchenübergreifend einsetzbar. Seit 1996 steht etiscan für „Expertise made in Germany“ – und setzt diesen Anspruch konsequent auch in der Abrech­nung um.

Die Herausforderung: Vom Lizenzmodell zur Subscription 

Mit dem Umstieg vom klassischen Lizenzmodell auf ein Subscription-Modell wuchs die Komplexität der Abrech­nung deutlich – und brachte konkrete Herausforderungen mit sich: 

•  Zunehmender manueller Aufwand 
•  Höhere Fehleranfälligkeit 
•  Schwierige Rech­nungsabgrenzung 
•  Unübersichtliche Wartungsverträge 

Warum eine neue Lösung nötig war 

Ziel war es, den Aufwand für Mitarbeitende deutlich zu reduzieren und gleichzeitig die neuen Anforderungen präzise abzubilden. etiscan begab sich deshalb auf die Suche nach einer modernen, leistungsstarken Abrech­nungslösung.

Die Entscheidung für bill-to 365 

Fündig wurde etiscan über eine Online-Recherche: Der Business Central Standard reichte nicht aus – bill-to 365 überzeugte auf Anhieb. 

Die Entscheidung fiel aus mehreren Gründen: 

• Alle Anforderungen konnten ohne individuelle Programmierung abgebildet werden 
• Die App überzeugte durch Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit 
• Vollständige Automatisierung der Abrech­nung wurde möglich 

Zusätzlich entschied sich etiscan für ein begleitendes Dienstleistungspaket der CKL Software GmbH – um die Einführung strukturiert und reibungslos zu gestalten.

Projektverlauf – Zusammenarbeit mit CKL 

Das Projekt lief dreieinhalb Monate parallel zum laufenden Betrieb – mit sukzessivem Wechsel auf die neue Abrech­nungslogik. Die Zusammenarbeit mit CKL war eng, strukturiert und effizient: 

• Einstieg mit Grundlagenschulung für alle Keyuser 
• Wöchentliche themenspezifische Meetings 

Themenfokus im Verlauf: 

• Stammdatenpflege 
• Datenquellen & Preislogiken 
• Auswertungen & Zwischenrech­nungen 
• Mengengerüste und Prozessdetails 

„Ich hatte anfangs Sorge, ob ich das alles verstehe. Aber die App ist wirklich selbsterklärend – das hat mir viel Unsicherheit genommen.“ – Christopher Kreibich, BackOffice bei etiscan

Herausforderungen im Projekt 

Die größte Herausforderung: die saubere und zukunftssichere Pflege der Stammdaten. 

Sie war entscheidend, da sie alle späteren Auswertungen beeinflusst. Im Zuge dieser Arbeit konnten auch bestehende Prozesse analysiert und optimiert werden – ein echter Mehrwert. 

Learnings & Erfolgsfaktoren 

Der Projektansatz – von Grundlagenthemen bis hin zu operativen Prozessen – zahlte sich aus: 

Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten erhöhte Akzeptanz und Effizienz spürbar 

Das Stammdatenkonstrukt musste am Projektende nicht überarbeitet werden 

Fazit – Empfehlung aus der Praxis 

Die Einführung von bill-to 365 hat die Erwartungen von etiscan voll erfüllt : 

• Zeiteinsparung & Transparenz:  
  Automatisierte Prozesse sorgen für mehr Übersicht und Effizienz 
• Prozessoptimierung:  
  Die App passte sich flexibel an bestehende Strukturen an – ganz ohne Individualentwicklung 
• Zufriedene Mitarbeitende:  
  Die neue Lösung vereinfacht den Alltag spürbar – und stärkt die Akzeptanz digitaler Prozesse 

„Die Einführung von bill-to 365 ermöglichte es etiscan, die Herausforderungen im Zuge der Umstellung auf ein Subscription-Modell erfolgreich zu meistern.“ 

Und was heißt das für Sie? 

Sie stehen vor ähnlichen Herausforderungen? Sprechen Sie mit uns – wir zeigen Ihnen, wie auch Ihre Abrech­nung digital, flexibel und automatisiert funktionieren kann.