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Subscription, aber bitte einfach – etiscan digitalisiert die Abrech­nung 

Wie ein führender Anbieter digitaler Logistiklösungen seine Abrech­nung mit bill-to 365 automatisierte – und dabei Prozesse, Transparenz und Zufriedenheit verbesserte. 

Mitten im Wandel: etiscan stellt die Weichen neu 

Durch den Wandel zu SaaS-Lösungen stand etiscan vor einer Herausforderung: Wie lassen sich komplexe Wartungsverträge und neue Abrech­nungslogiken effizient und zukunftssicher in den Griff bekommen? 

 „Plötzlich mussten wir Dinge abrechnen, die es vorher gar nicht gab – und das möglichst fehlerfrei. Wir wussten: Ohne ein besseres System wird das auf Dauer nicht funktionieren.“ – Michael Nüchter Head of Finance & Back Office, etiscan 

Über etiscan – Pionier in der digitalen Logistik 

Seit der Gründung 1996 hat sich etiscan zu einem führenden Anbieter für digitale Logistiklösungen entwickelt. Die ausschließlich in Deutschland entwickelte Software optimiert Logistikprozesse weltweit – mit über 1.000 realisierten Projekten und tiefem Verständnis für branchenspezifische Anforderungen.

Effiziente Logistikprozesse – jederzeit, überall! 

etiscan ermöglicht die intuitive, mobile Datenerfassung entlang der gesamten Logistikkette – von Wareneingang bis Versand. Die Lösungen sind modular, geräteunabhängig und branchenübergreifend einsetzbar. Seit 1996 steht etiscan für „Expertise made in Germany“ – und setzt diesen Anspruch konsequent auch in der Abrech­nung um.

Die Herausforderung: Vom Lizenzmodell zur Subscription 

Mit dem Umstieg vom klassischen Lizenzmodell auf ein Subscription-Modell wuchs die Komplexität der Abrech­nung deutlich – und brachte konkrete Herausforderungen mit sich: 

  •  Zunehmender manueller Aufwand 
  •  Höhere Fehleranfälligkeit 
  •  Schwierige Rech­nungsabgrenzung 
  •  Unübersichtliche Wartungsverträge 

Warum eine neue Lösung nötig war 

Ziel war es, den Aufwand für Mitarbeitende deutlich zu reduzieren und gleichzeitig die neuen Anforderungen präzise abzubilden. etiscan begab sich deshalb auf die Suche nach einer modernen, leistungsstarken Abrech­nungslösung.

Die Entscheidung für bill-to 365 

Fündig wurde etiscan über eine Online-Recherche: Der Business Central Standard reichte nicht aus – bill-to 365 überzeugte auf Anhieb. 

Die Entscheidung fiel aus mehreren Gründen: 

  • Alle Anforderungen konnten ohne individuelle Programmierung abgebildet werden 
  • Die App überzeugte durch Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit 
  • Vollständige Automatisierung der Abrech­nung wurde möglich 

Zusätzlich entschied sich etiscan für ein begleitendes Dienstleistungspaket der CKL Software GmbH – um die Einführung strukturiert und reibungslos zu gestalten.

Projektverlauf – Zusammenarbeit mit CKL 

Das Projekt lief dreieinhalb Monate parallel zum laufenden Betrieb – mit sukzessivem Wechsel auf die neue Abrech­nungslogik. Die Zusammenarbeit mit CKL war eng, strukturiert und effizient: 

  • Einstieg mit Grundlagenschulung für alle Keyuser 
  • Wöchentliche themenspezifische Meetings 

Themenfokus im Verlauf: 

  • Stammdatenpflege 
  • Datenquellen & Preislogiken 
  • Auswertungen & Zwischenrech­nungen 
  • Mengengerüste und Prozessdetails 

„Ich hatte anfangs Sorge, ob ich das alles verstehe. Aber die App ist wirklich selbsterklärend – das hat mir viel Unsicherheit genommen.“ – Christopher Kreibich, BackOffice bei etiscan

Herausforderungen im Projekt 

Die größte Herausforderung: die saubere und zukunftssichere Pflege der Stammdaten. 

Sie war entscheidend, da sie alle späteren Auswertungen beeinflusst. Im Zuge dieser Arbeit konnten auch bestehende Prozesse analysiert und optimiert werden – ein echter Mehrwert. 

Learnings & Erfolgsfaktoren 

Der Projektansatz – von Grundlagenthemen bis hin zu operativen Prozessen – zahlte sich aus: 

Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten erhöhte Akzeptanz und Effizienz spürbar 

Das Stammdatenkonstrukt musste am Projektende nicht überarbeitet werden 

„Die Implementierung von bill-to 365 war gut geplant und durchdacht. Durch die enge Zusammenarbeit mit CKL und die frühe Einbindung unserer Mitarbeitenden konnten wir das Projekt erfolgreich umsetzen – eine wertvolle Erkenntnis für jedes Unternehmen, das ähnliche Herausforderungen bewältigen möchte“.

Michael Nüchter, Head of Finance & Back Office, etiscan 

Fazit – Empfehlung aus der Praxis 

Die Einführung von bill-to 365 hat die Erwartungen von etiscan voll erfüllt : 

  • Zeiteinsparung & Transparenz:  
    Automatisierte Prozesse sorgen für mehr Übersicht und Effizienz 
  • Prozessoptimierung:  
    Die App passte sich flexibel an bestehende Strukturen an – ganz ohne Individualentwicklung 
  • Zufriedene Mitarbeitende:  
    Die neue Lösung vereinfacht den Alltag spürbar – und stärkt die Akzeptanz digitaler Prozesse 

„Die Einführung von bill-to 365 ermöglichte es etiscan, die Herausforderungen im Zuge der Umstellung auf ein Subscription-Modell erfolgreich zu meistern.“ 

Und was heißt das für Sie? 

Sie stehen vor ähnlichen Herausforderungen? Sprechen Sie mit uns – wir zeigen Ihnen, wie auch Ihre Abrech­nung digital, flexibel und automatisiert funktionieren kann. 

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