Mehr Struktur, weniger Excel: EXCO professionalisiert die Umlagenberech­nung 

Wachstum braucht Struktur: EXCO stellt die Weichen neu

Seit über 30 Jahren unterstützt die EXCO GmbH Konzerne und Mittelständler in stark regulierten Branchen wie Medizintechnik, Pharma und Biotechnologie – mit Lösungen für Engineering, Softwareentwicklung, Qualitätssicherung und Automatisierung. Heute zählt das Unternehmen mit 160 Mitarbeitenden, mehreren Standorten in Deutschland und einer Tochtergesellschaft in der Schweiz zu den erfahrensten technischen Dienstleistern der Branche.

EXCO wächst – auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Doch mit zunehmender Komplexität stieß ein altes System an seine Grenzen: Die interne Leistungs­verrech­nung sowie die Umlagenberech­nung in Excel war fehleranfällig, zeitintensiv und intransparent.

Die Herausforderung: Umlagen, interne Leistungen – schnell, korrekt, nachvollziehbar

Die bisherigen Abläufe führten zu internen Reibungsverlusten. Es fehlte an klaren Regeln zur Verteilung von Gemeinkosten – etwa aus IT oder Geschäftsführung. Sachkonten wurden uneinheitlich genutzt, Kosten­­stellen­ nicht durchgängig gepflegt, und Auswertungen zeigten immer wieder Ungereimtheiten.

„Wir brauchten eine Lösung, die unsere Komplexität beherrschbar macht – und die Umlagen nachvollziehbar und automatisiert abbildet.“
 Aynur Yaşar, Leiterin Finanzen & Projektverantwortliche

Die Lösung: CKL Kosten­rech­nung für Business Central

EXCO setzt seit 2021 auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ein Jahr später fiel die bewusste Entscheidung für die Erweiterung um die CKL Kosten­rech­nung – mit dem Ziel, Excel abzulösen und die internen Prozesse zukunftssicher aufzustellen.

Was überzeugte EXCO?

• Nahtlose Integration in Business Central
• Breiter Funktionsumfang ohne zusätzliche Programmierung
• Erfahrung im regulierten Umfeld
• Enger Austausch mit CKL-Experte Emmanuel Amoako, der das Projekt persönlich begleitete

Projektverlauf: Iteration statt Perfektion

Der Startschuss fiel im Juli 2023 mit ersten Schulungen. Nach einer Unterbrechung infolge eines Führungswechsels wurde das Projekt im Januar 2024 strukturiert fortgesetzt. In mehreren Etappen wurden zentrale Themen angepackt:

• Qualifizierung der Key User in der Finanzabteilung
• Festlegung der Sachkontenlogik für Umlagen
• Verknüpfung von Kosten­­stellen­ auf Mitarbeiterebene
• Einrichtung von Kosten­rech­nungskreisen
• Inner­betriebliche Leistungs­verrech­nung
• Managementoptimiertes Reporting
• Realitätsnahe Tests zur Plausibilitätsprüfung

Im März 2025 wurde das Team durch eine neue Kollegin ergänzt. Ziel ist es, bis Ende des Jahres vollständig eigenständig mit dem System zu arbeiten – ohne externe Unterstützung.

Das Ergebnis: Klarheit statt Chaos

Die Umstellung zeigt Wirkung – vor allem durch deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten und mehr Transparenz im Alltag:

• Zeitersparnis: Umlagenläufe lassen sich heute erheblich schneller und zuverlässiger durchführen als zuvor
• Klare Zuweisungen für alle sechs Business Units – individuell und nachvollziehbar
• Revisionssichere Prozesse für interne wie externe Stakeholder
• Einheitliches Kontengerüst für zentrale Kosten­bereiche
• Verlässliche Grundlage für strategische Entscheidungen

Was den Projekterfolg ausmachte

• Frühzeitige Einbindung aller relevanten Bereiche (FiBu, Geschäftsführung, BU-Manager)
• Iteratives Vorgehen statt starrer Projektpläne
• Konsequenter Fokus auf Stammdatenqualität
• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem CKL-Team und Know-how-Transfer

„Was früher in endlosen Excel-Tabellen endete, läuft heute sauber strukturiert im System – und wir behalten jederzeit den Überblick.“
 Aynur Yaşar

Fazit: Eine Entscheidung mit Wirkung

Mit der CKL Kosten­rech­nung hat EXCO die internen Abläufe deutlich strukturiert – und zentrale Prozesse in der Umlagen- bzw. internen Leistungsberech­nung optimiert. Prozesse wurden gestrafft, Verantwortlichkeiten geschärft, die Finanzabteilung spürbar entlastet. Das Reporting bildet nun die Grundlage für richtungsweise Unternehmens­entscheidungen.

Und wie steht es bei Ihnen?

Sie arbeiten mit Business Central und kämpfen mit aufwändigen Excel-Auswertungen? Dann wird es Zeit, neue Wege zu gehen.

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Ihre Kosten­rech­nung effizient, nachvollziehbar und zukunftsfähig aufstellen können – mit CKL und einem starken Partner an Ihrer Seite.