Flexible Verrech­nungssätze in Business Central

Flexible Verrech­nungssätze: Was ist das Problem?

Auf den ersten Blick wirken starre Verrech­nungssätze einfach, doch der Schein trügt. Sie sind eine buchhalterische Abkürzung, die wichtige Details ignoriert: die Komplexität von Projekten, das Know-how der Mitarbeiter oder den Einsatz spezieller Technologien. Das Ergebnis? Zahlen, die wenig mit der Wirklichkeit zu tun haben.

Für CFOs und Controller hat das direkte Konsequenzen:

• Falsche Einschätzungen: Projekte, die viel teurer sind, werden mit Standardaufträgen gleichgesetzt. Die Marge gerät ins Wanken.
• Verzerrtes Bild der Profitabilität: Sie sehen nicht, welche Produkte oder Märkte wirklich Geld verdienen. Entscheidungen werden auf falschen Annahmen getroffen.
• Unnötig gebundenes Kapital: Falsch bewertete Lagerbestände blähen das Umlauf­vermögen auf und blockieren Liquidität, die Sie an anderer Stelle brauchen.

Der Hintergrund: Jüngste Studien bestätigen, dass die Preisgestaltung 2025 zu den größten Risiken für CFOs zählt. Oft fehlt es an der notwendigen Datengrundlage, um die Ambitionen auch umzusetzen. Schon kleine Fehler in der Kalkulation können dabei erhebliche Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben (Basis: Simon-Kucher Global Pricing Study 2025/2024; Gartner CFO-Prioritäten 2025; Research zu Datenqualität in CFO-Entscheidungen).

Ein neuer Druck von außen: Konjunktur und EU-Regularien

Die Herausforderungen von innen – also die ungenauen Zahlen – treffen zunehmend auf Druck von außen: Energie- und Rohstoffpreise schwanken unvorhersehbar, die Konjunktur stagniert. Gleichzeitig verlangen neue EU-Vorgaben wie die CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive), dass Unternehmen ihre Nachhaltigkeitskosten transparent und detailliert ausweisen. Das erfordert eine extrem präzise Kosten­rech­nung. Flexible Verrech­nungssätze geben Ihnen hier die nötige Transparenz, um die tatsächlichen Kosten­treiber zu identifizieren und die Liquidität zu sichern.

Die Lösung: Flexibel kalkulieren mit Business Central

Flexible Verrech­nungssätze in Business Central gehen über starre Durchschnittswerte hinaus. Sie ermöglichen eine realitätsnahe Kosten­kalkulation – basierend auf der Komplexität eines Projekts, der Qualifikation der Mitarbeiter, der genutzten Technologie oder der Region.

Der Effekt ist direkt messbar und macht sich in den wichtigsten Kennzahlen bemerkbar:

• Cash-to-Cash-Cycle: Wenn Sie genauer kalkulieren, fließt Kapital schneller. Die Zeit, bis die Kosten­ für Material und Produktion durch Kundenzahlungen wieder hereinkommen, verkürzt sich spürbar.
• Kapitalbindung im Lager: Realistische Kosten­ verhindern, dass Sie unnötig hohe Lagerbestände halten und damit Liquidität binden, die woanders gebraucht wird.
• Deckungsbeitrag: Sie sehen endlich, welche Produktlinien und Märkte wirklich Gewinne abwerfen. Das erlaubt strategische Entscheidungen statt Bauchentscheidungen.
• EBIT-Marge: Echte Herstellungskosten sorgen für verlässliche Margen. Hierbei hilft Business Central, variable und fixe Kosten­ sauber zu trennen.
• Forecast Accuracy: Eine bessere Kosten­basis führt zu verlässlicheren Prognosen und sichereren Planungen.

Von der Buchhaltung zur Steuerung: Das Praxisbeispiel

Ein mittelständischer Zulieferer verrechnete seine Fertigungsstunden pauschal mit 60 € pro Stunde. Das Ergebnis: Die gut bezahlten Spezialisten wurden unter-, die Standardarbeiten überbewertet.

Mit flexiblen Verrech­nungssätzen hat er das geändert:

• Spezialisierte Tätigkeiten: 65 € pro Stunde
• Standardaufgaben: 55 € pro Stunde

Was auf den ersten Blick nach einem kleinen Unterschied aussieht, hat eine massive Wirkung. Bei 50.000 verrechenbaren Stunden pro Jahr – 40 % spezialisierte und 60 % Standardstunden – ergibt sich eine Neubewertung von 150.000 €.r prüfungssicher noch effizient ist.

Mithilfe von flexiblen Verrech­nungssätzen wurde plötzlich klar, welche Aufträge wirklich profitabel waren und welche nicht. Unrentable Projekte ließen sich viel früher erkennen. Und als positiver Nebeneffekt half die genauere Kalkulation auch dabei, Überproduktion zu vermeiden.

Business Central: Die perfekte Basis mit einem Haken

Die gute Nachricht ist: Sie müssen dafür keine komplexe IT-Infrastruktur aufbauen. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet CFOs alle Werkzeuge, um flexible Verrech­nungssätze direkt im System zu hinterlegen. Das spart manuelle Arbeit und liefert Ihnen jederzeit aktuelle Zahlen – ganz ohne fehleranfällige Excel-Tabellen.

Das sind die entscheidenden Vorteile:

• Echtzeitdaten: Sie sehen, was gerade passiert, statt Zahlen nachzubearbeiten.
• Revisionssichere Kalkulation: Alle Kalkulationen sind lückenlos dokumentiert und nachweisbar.
• Nahtlose Integration: Daten von Einkauf bis Lagerbewertung sind perfekt aufeinander abgestimmt.

Der Standard von Business Central ist ein guter Anfang:

• Sie können Kosten­­stellen­ und Kosten­­träger­ direkt im System verwalten.
• Grundlegende Zuschlagskalkulationen sind bereits integriert.
• Standard-Reports wie die Kosten­­stellen­-Auswertung liefern erste Transparenz.

Aber: Der Standard stößt oft an seine Grenzen. Differenzierte Verrech­nungssätze nach Qualifikation oder Komplexität sind kaum abbildbar. Auch für neue Anforderungen wie die Abbildung von Nachhaltigkeitskosten fehlen oft die Funktionen. Und vor allem: „Was-wäre-wenn-Szenarien“ sind nicht vorgesehen.

Deshalb reicht der Standard für eine moderne Finanzsteuerung nicht aus. Mit den richtigen Erweiterungen wird die Lösung aber zu einem strategischen Steuerungsinstrument und bleibt dabei einfach in der Handhabung.

Mehr als nur Kalkulation: Wie CFOs Liquidität und Margen schützen

Flexible Verrech­nungssätze sind keine rein buchhalterische Spielerei. Sie sind der entscheidende Unterschied zwischen einem Unternehmen, das auf Probleme nur reagiert und einem, das sie vorausschauend löst. CFOs, die auf dieses Instrument in Business Central setzen, gewinnen in unsicheren Zeiten doppelt: Sie sichern ihre Margen, verbessern den Cashflow und können fundierte Preisentscheidungen treffen.

Wer dagegen weiterhin auf starre, ungenaue Sätze vertraut, riskiert nicht nur Fehlkalkulationen, sondern bindet auch unnötig Kapital. Flexible Verrech­nungssätze machen Ihre Kosten­ vom bloßen Zahlenfriedhof zum strategischen Hebel im ERP-Alltag.

Erfahren Sie mehr in unserem Webinar

Möchten Sie sehen, wie das in der Praxis aussieht? In unserem Webinar zeigen wir Ihnen live, wie Sie flexible Verrech­nungssätze in Business Central einsetzen. Erhalten Sie konkrete Einblicke, lernen Sie bewährte Methoden kennen und erfahren Sie, wie Sie typische Fehler vermeiden können – direkt von Experten für CFOs und Controller.

👉 Jetzt zum Webinar anmelden