Kennzahlen im Fokus: Business Central erfolgreich einführen und betreiben

Was hilft Ihnen in der Situation bei der Kommunikation mit Ihren Auftraggebern und anderen Stakeholdern? Wie können Sie Zustimmung gewinnen und stabilisieren?

Hier erfahren Sie, welche Kennzahlen (KPIs) nützlich sind, um den Projekterfolg zu messen, wie Sie KPIs gezielt auswählen und welche Herausforderungen bei der Messung auftreten können.

Sie lernen außerdem, wie präzise Analysen den Implementierungsprozess verbessern und den langfristigen Nutzen maximieren.

Warum sind Kennzahlen bei der Einführung von Business Central wichtig?

Mithilfe von Kennzahlen überwachen Sie den Fortschritt und Erfolg der Einführung von Business Central. Folgende Aspekte werden durch KPIs sichtbar:

• Projektstatus: Wird der Zeit- und Budgetplan eingehalten?
• Prozesseffizienz: Wie verbessern die neuen Abläufe die Arbeitsweise?
• Finanzielle Auswirkungen: Wie entwickelt sich das Unternehmensergebnis nach der Implementierung?

Kennzahlen sind die Grundlage für Analysen und Optimierungen. Sie ermöglichen es, den Projekterfolg für Stakeholder und Entscheidungsträger transparent zu machen. Letztlich benötigen Sie sie, um die Investition zu rechtfertigen.

Auf welche Kennzahlen kommt es an?

Verschiedene Kategorien von Kennzahlen sind relevant. Sie lassen sich in drei Bereiche unterteilen:

1. Projektbezogene Kennzahlen

Diese KPIs messen den Fortschritt und die Qualität des Projekts:

• Zeitplanabweichung: Zeigt, wie stark der tatsächliche Fortschritt vom Zeitplan abweicht. Geringe Abweichungen deuten auf einen reibungslosen Ablauf hin.
• Budgettreue: Misst, ob das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt.
• Qualität der Umsetzung: Stimmt die Implementierung mit den Anforderungen überein? Interne Audits oder User Acceptance Tests (UAT) sind geeignete Messinstrumente.

2. Prozessbezogene Kennzahlen

Diese KPIs zeigen, wie gut die neuen Systeme und Prozesse im Alltag funktionieren:

• Durchlaufzeit: Zeit, die benötigt wird, um einen Geschäftsprozess abzuschließen, z. B. von der Bestellung bis zur Rech­nungsstellung.
• Fehlerquote: Anzahl der Fehler nach der Einführung. Eine niedrige Fehlerquote deutet auf stabile Prozesse hin.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Zeigt, wie gut die Belegschaft mit den neuen Tools und Prozessen zurechtkommt.

3. Geschäftsbezogene Kennzahlen

Diese KPIs messen den direkten Einfluss der ERP-Einführung auf das Unternehmensergebnis:

• Umsatzwachstum: Verändert sich der Umsatz nach der Einführung positiv?
• Kundenzufriedenheit: Zeigt, ob die ERP-Einführung das Kundenerlebnis verbessert hat.
• Rentabilität: Steigt die Profitabilität durch effizientere Prozesse und weniger Verschwendung?
• Mitarbeiterproduktivität: Drückt sich in schnellerer Aufgabenerledigung oder höherer Qualität aus.

Individuelle Kennzahlen: Warum ist eine maßgeschneiderte Auswahl entscheidend?

Die richtigen Kennzahlen hängen von den Zielen und Herausforderungen eines Unternehmens ab. Ein produzierendes Unternehmen wird andere KPIs wählen als ein Dienstleister. Standard-Kennzahlen sind als erste Annäherung hilfreich, doch eine individuelle Anpassung ist notwendig, um die größten Potenziale des Unternehmens zu identifizieren.

Praxisbeispiele zur zielgerichteten KPI-Nutzung

Unterschiedliche Branchen nutzen verschiedene Kennzahlen:

• Produzierende Unternehmen: Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Ausschussquote und Maschinenverfügbarkeit erhöhen die Produktionseffizienz.
• Handels­unternehmen: Liefertreue, Kundenbindung und Retourenquote helfen, die Kundenzufriedenheit zu steigern.
• Dienstleistungs­unternehmen: Erfolgreiche Projekte, Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterfluktuation sind hier zentrale Kennzahlen.

Langfristige Erfolgskontrolle und Anpassung der KPIs

Kennzahlen sind nicht nur für die Einführungsphase relevant. Sie dienen auch der fortlaufenden Optimierung. Ein einmaliger Blick auf die KPIs reicht deshalb nicht aus. Vielmehr sind eine regelmäßige Analyse und Anpassung der KPIs nötig, da sich Unternehmensziele und das Umfeld ständig verändern.

Best Practices für die Einführung von Kennzahlensystemen

Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Kennzahlen erfordert eine sorgfältige Planung. Hier einige bewährte Vorgehensweisen:

• Klare Zieldefinition: Legen Sie klare Ziele fest und kommunizieren Sie diese an alle Beteiligten.
• Datenqualität: Die Daten sollten vollständig, korrekt und aktuell sein.
• Visualisierung: Nutzen Sie leicht verständliche Grafiken, um die KPIs darzustellen.
• Automatisierung: Automatisieren Sie die Datenerhebung und -analyse, um Zeit zu sparen.
• Integration in Business Central: Nutzen Sie die Möglichkeiten von Business Central, um KPIs direkt im System zu erfassen und auszuwerten.

Der Zusammenhang zur Kosten­rech­nung

Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Fehlerquote und Produktivität stehen in engem Zusammenhang mit der Kosten­rech­nung. Eine verkürzte Durchlaufzeit etwa senkt die Lagerkosten und verbessert die Kapitalbindung. Eine niedrige Fehlerquote verringert Kosten­ für Nacharbeit und Reklamationen.

Mehr erfahren?

Kennzahlen sind das Rückgrat einer erfolgreichen Einführung von Business Central. Durch gezielte Auswahl, regelmäßige Überwachung und eine enge Verknüpfung mit der Kosten­rech­nung können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und langfristig erfolgreich sein.

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