Automation: Drei Tipps, damit sich Ihre Erwartungen erfüllen

Woran liegt das? Gerade in diesen Tagen ist die Antwort wichtig, denn die Corona-Krise hat weltweit einen Digitalisierungsschub ausgelöst. Die von Bain & Co. befragten Führungskräfte erwarten, dass sie ihre Anstrengungen in Sachen Digitalisierung verdoppeln werden. Wer jetzt nicht mithält, muss fürchten, den Anschluss an den Wettbewerb zu verpassen.

Der Veränderungsdruck ist also hoch. Finanzprofis im Controlling müssen sich überdies fragen, was Digitalisierung in ihrem Fach genau bedeutet. Die Führungskräfte der Bain & Co.-Umfrage nannten hochvolumige, regelbasierte Prozesse, wie das Auslesen von Daten aus dem Internet, das Kopieren und Einfügen von Daten von einem System in ein anderes, die Durchführung umfangreicher Datenmanipulationen oder das Öffnen von E-Mails und Anhängen als besonders aussichtsreich.

Andreas Kirchberg und Daniel Müller von Horvarth & Partner kommen zu einem ähnlichen Ergebnis. Bisher lag der Schwerpunkt auf transaktionalen Prozessen. Sie sehen die nächsten Schritte in den Bereichen:

• Ausweiten der Digitalisierung von transaktionalen zu regelbasierten Prozessen.
• Verknüpfen von Informationen aus externen und internen Quellen.
• Harmonisieren der Stamm- und Bewegungsdaten.
• Koordination verteilter Arbeitsplätze.
  (aus: Konzerncontrolling 2020)

Was also ist zu tun, damit Ihre Automatisierungsprojekte gelingen?

Die Autoren der Bain & Co.-Befragung beobachten Hindernissen vor allem in der Ausführung. Störungen entstehen aus konkurrierenden Geschäftszielen, einer zu geringen Ausstattung mit Finanzmitteln und einer fehlenden zentralen Koordination. Unternehmen profitieren von einer klaren Selbsteinschätzung, wenn sie diese Hindernisse überwinden wollen. Auf drei Schlüsselprinzipien kommt es besonders an:

Vom Kunden her denken

Kunden wünschen sich ein positives Kundenerlebnis. Denken Sie etwa an Auswertungen: Die Empfänger wünschen sie sich pünktlich, übersichtlich, zuverlässig und auf ihre Bedürfnisse angepasst. Wenn es Ihnen in Ihrer Organisation gelingt, die Prozesskosten zu senken, stört das nicht. Doch zu einem positiven Erlebnis aufseiten der Empfänger leisten Kosten­reduktionen keinen Beitrag.

Die Autoren von Bain & Co. empfehlen deshalb, Automatisierungsprojekte vom Kunden her zu denken: Wie sollen Ihre Kunden den Kontakt mit Ihrem Haus erleben? Welche Veränderungen müssen Sie dazu einleiten – bezogen auf Menschen, Richtlinien, Prozesse und Systeme?

Denken Sie am besten über Abteilungsgrenzen hinweg und beachten das Zusammenspiel von Tools und Lösungen: Gerade bei Automatisierungsprojekten lohnt es sich, von einer Gesamtstrategie auszugehen.

Den Schwerpunkt auf die Zeit nach der Einführung legen

Ist die Software installiert und freigeschaltet, lehnen sich alle seufzend zurück und sind erleichtert. Geschafft!

Doch die Praxis verlangt gerade jetzt den höchsten Einsatz: Das Wesentliche beginnt jetzt. Zusammen mit der neuen Lösung gewinnen Ihre Mitarbeiter an Zeit. Was geschieht mit ihr? Die Zeit sollte sinnvoll ausgefüllt sein.

Achten Sie deshalb darauf, die Aufgaben neu zu beschreiben oder je nach Umfang sogar die betroffenen Arbeitsplätze umzugestalten. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, was nun zu tun ist. Nehmen Sie gegebenenfalls Korrekturen vor, damit Sie die angestrebten Geschäftsziele erreichen.

Den Change aktiv begleiten

Ein Automatisierungsprojekt ist eine große Veränderung, die von Beginn an aktiv gemanagt werden muss. Dies geht über die Schulung der Software weit hinaus.

Ein technisches Projekt hat eine menschliche Seite. Ihre Mitarbeiter haben Fragen, wie: Was wird jetzt besser? Was gewinnt das Unternehmen? Und was gewinnen sie, die Mitarbeiter?

Mitarbeiter wollen wissen, inwieweit sie von der Umstellung betroffen sind, was sich für sie verändert und wie sie gegebenenfalls reagieren können, um ihre Karriere zu stabilisieren.
Change Experten empfehlen, die Mitarbeiter schon in der Phase der Ideenfindung einzubinden: Sie sind Experten ihres Arbeitsplatzes und können wertvolle Impulse geben. Zugleich wird der Change zu etwas eigenem, wenn sie ihn mitgestalten können.

Bei den meisten Menschen ist der Drang zur Veränderung begrenzt. Viele haben sogar Angst und fühlen sich überfordert. Vonseiten des Führungsteams ist eine offene, direkte und frühzeitige Kommunikation unerlässlich. In einem Change Projekt nimmt das Führungsteam eine Vorbild-Funktion ein. Das Auftreten und die Kommunikation entscheiden darüber, ob das Projekt erfolgreich sein wird oder nicht. Verstecktes Desinteresse nehmen Mitarbeiter wahr und orientieren sich daran.

Ob Software, Musik-Instrumente oder Sportgeräte: Tools schaffen Möglichkeiten. Doch das Ergebnis entsteht zusammen mit den Menschen, die sie benutzen.

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