Home Wissensblog Allgemein Entscheidungsvorlagen: So gewinnen Sie bei Ihrem Vorgesetzten

Entscheidungsvorlagen: So gewinnen Sie bei Ihrem Vorgesetzten

Sie haben die Aufgabe übernommen, eine Entscheidungsvorlage zu entwickeln. Womöglich haben Sie sich viel Zeit investiert. Sie sehen auf ein umfangreiches Dokument und sind zufrieden. Sie haben ganze Arbeit geleistet.

Zu Ihrer Enttäuschung will Ihr Vorgesetzter und Entscheider jedoch nur die Management Summary sehen. Auch wenn es Ihnen einen Stich gibt: Ihr Vorgesetzter will und muss Zeit sparen. Deshalb will er nur die wenige Dinge wissen, die er braucht, um die Entscheidung zu treffen. Nicht mehr und nicht weniger. Fassen Sie sich deshalb lieber kurz. So vermeiden Sie Ärger und beschleunigen den Entscheidungsprozess. Und wer weiß: Vielleicht haben Sie ein persönliches Interesse am Ausgang der Entscheidung und wollen Ihren Arbeitsplatz gestalten. Dann lohnt es sich besonders, die Situation Ihres Entscheiders zu verstehen und auf ihn einzugehen.

Das gehört in eine Management Summary

Die Kernfragen

Konzentrieren Sie sich auf die Fragen:

  • Worum geht es?
  • Welche Entscheidung soll der Entscheider treffen?
  • Welche Alternativen gibt es?
  • Nach welchen Kriterien haben Sie die Alternativen bewertet?
  • Welche Alternative empfehlen Sie und weshalb?

Worum geht es?

Führen Sie mit dem ersten Satz in das Thema ein. Führungskräfte arbeiten häufig auf verschiedenen Feldern. Deshalb wollen sie zuerst wissen, auf welchem sie sich bewegen.
Hilfreiche Fragen sind: Was ist die Ausgangslage? Um welches Problem geht es? Eventuell: Weshalb muss jetzt entschieden werden? Bleiben Sie nach Möglichkeit bei einem Satz. Hier einige Beispiele:


„In der Finanzabteilung verbrauchen wir viel Zeit mit der Fehlersuche bei Fehlbuchungen.“

„Im Rahmen des Lieferantenmanagements erhalten unsere Lieferanten regelmäßig Auswertungen über ihre Kontobewegungen. Die Kollegen formulieren ihre Begleitanschreiben selbst und zum Teil jedes Mal neu.“

„Wir haben Probleme in der Betriebsprüfung, denn im Verlauf eines Jahres müssen wir die Werte der Lagerbestände anpassen und uns fehlt eine Möglichkeit zur lückenlosen Dokumentation.“

Welche Entscheidung soll der Entscheider treffen?

Beschreiben Sie die Entscheidung, am besten in einem Satz: Welchen Weg soll das Unternehmen / die Abteilung / das Team gehen? Schreiben Sie jedoch bitte nicht dem Entscheider vor, wie er zu entscheiden hat.

„Wie haben drei Möglichkeiten zur Aufwandsreduktion entwickelt. Welche soll ergriffen werden? Das ist zu entscheiden.“

„Es ist zu entscheiden, welche Maßnahme für die Fehlerreduktion und Vereinheitlichung getroffen werden soll.“

„Es ist zu entscheiden, ob der von uns als am besten bewertete Lösungsanbieter beauftragt werden soll.“

Die Alternativen

Ab hier dürfen Sie einen zweiten oder dritten Satz verwenden. Stellen Sie die Alternativen vor und sagen etwas über Chancen und Risiken, Nutzen und Potenziale sowie Rahmenbedingungen:

„Alternative 1: Die Finanzabteilung entwickelt zusammen mit dem Marketing ein Set an Textvorlagen. Diese werden im Mail-System hinterlegt. Für den Mitarbeiter bleibt beim Versand der Auswertungen die Aufgabe, die richtige Vorlage zu suchen, individuell anzupassen und zusammen mit der Auswertung an die richtige Adresse zu versenden. Hier entstehen laufende Kosten­, jedoch keine Investitionskosten.“

„Alternative 2: Wir erwerben eine Lösung, die E-Mail-Adresse, Anschreiben sowie Formulare im System hinterlegt. Der Versand erfolgt auf Knopfdruck. Die Prozesskosten sinken fast auf null, dafür entstehen Investitionskosten.“

Falls Sie nur eine Handlungsalternative sehen: Sagen Sie, was passiert, wenn nicht gehandelt wird. Auf die Art können Sie Risiken kommunizieren.

Die Bewertungskriterien

Ihr Entscheider will wissen, welche Kriterien Sie angelegt haben. Was also haben Sie bei Ihrer Entscheidungsvorlage bedacht? Für Ihren Entscheider ist das eine wichtige Information: Vielleicht setzt er andere Schwerpunkte, kennt weitere Kriterien oder hat Knowhow über veraltete Kriterien.

Bei der Auswahl der Kriterien geht es typischerweise um Kosten­senkung, Erlössteigerung und Strategiefragen. Beachten Sie außerdem die Rahmenbedingungen, vor allem personelle Ressourcen und Budget.

Was kommt eventuell von außen hinzu? Inwiefern zahlen Alternativen auf Unternehmensziele ein? Was werten Sie als K.O.-Kriterium?

„Die Alternativen haben wir nach

  • Zeitersparnis
  • Investitionskosten
  • Fehlerrisiko
  • und durchgängig exzellente Kommunikation nach außen bewertet.


Und zwar mit Blick auf die nächsten drei Jahre.“

Handlungsempfehlung

Nennen Sie nun die von Ihnen favorisierte Alternative und den Grund dazu. Weshalb schließen Sie die Alternativen aus? Welche Konsequenzen sind mit der Entscheidung verbunden?

„Wir empfehlen die Einführung einer Software-Lösung für den Dokumentenversand. Ausschlaggebend ist der Blick auf die direkten Kosten­ und die Folgekosten: Der manuelle Versand nimmt nach unseren Messungen viermal mehr Zeit in Anspruch als der automatisierte. Zudem ist der Dokumentenversand eine Routinetätigkeit, die meist unter Zeitdruck erfolgt. Fehler sind vorprogrammiert: Die Korrekturen kosten noch einmal erheblich Zeit.“

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