Inventurdifferenzen im Handel vorbeugen

Die vier wichtigsten Gründe für Inventurdifferenzen:

Diebstahl durch Kunden oder Mitarbeiter

Von den eingangs erwähnten 4,1 Milliarden Euro Umsatzverlust entfallen alleine 3,5 Milliarden Euro auf Diebstähle. Zwei Drittel davon wiederum werden von Kunden verursacht und dabei zeigen Kunden Einfallsreichtum: Sie stecken neue Ware in ihre Taschen, probieren neue Bekleidung und lassen ihre alte liegen, tauschen Ware in Kartons aus und erwerben so kostspielige Stücke als günstige und anderes mehr.

Doch auch Mitarbeiter entpuppen sich als Langfinger: Mancher fühlt sich unterbezahlt und will sich entschädigen. Andere suchen den Kick oder wollen mit Freunden mithalten. Wieder andere sind von sozialer Not motiviert.

Was den Diebstahl fördert:

• ein mangelndes Bewusstsein für das Problem: Schulungen der Mitarbeiter lenken die Aufmerksamkeit auf die Frage.
• eine unkluge Anordnung des Materials: Hochwertige und besonders diebstahlgefährdetes Material sollte an einem Ort lagern, der gut einsehbar ist.
• ein schlechtes Betriebsklima: Wo Mitarbeiter innerlich gekündigt haben, steigt die Wahrscheinlichkeit von Diebstahl.
• Vereinzelung des Personals: Wo Mitarbeiter alleine arbeiten, steigt die Gefahr des Diebstahls, weil sie sich unbeobachtet fühlen. In Verkaufsräumen fühlen sich Mitarbeiter angesichts eines Diebstahls ungeschützt: Sollen sie eingreifen? Was passiert, wenn der Dieb oder die Diebin aggressiv wird?
• offensichtlich fehlendes Interesse: Sicherheitspersonal oder Kameras zeigen an, dass jemand aufpasst.

Ist das Unternehmen groß genug, lohnt es sich, den Wareneingang funktional von den übrigen Unternehmensbereichen zu trennen: Der Wareneingang sollte etwa kein Durchgang für das Personal sein. PKW der Mitarbeiter sollten nicht in der Nähe des Wareneingangs abgestellt werden. Selbstverständlich sollte sich nur berechtigtes Personal im Wareneingangsbereich aufhalten (3).

Fehler im Wareneingang

Inventurdifferenzen entstehen auch direkt im Wareneingang – weil das Material falsch erfasst, gezählt und etikettiert wird oder an einen falschen Ort geräumt wird.

Um Fehler zu vermeiden, schlägt die BBE Handelsberatung (3) zum Beispiel vor:

Unmittelbarkeit:
Eintreffende Ware sofort auf Vollständigkeit, Mängel und Identifizierbarkeit prüfen. Mängel deutlich kennzeichnen, mit einem Foto dokumentieren und dem Lieferanten melden. Entsprechende Hinweise in das System eingeben. Die Unmittelbarkeit verhindert, dass möglicherweise unangenehme Arbeitsschritte auf die lange Bank geschoben und dort vergessen werden.

• Vier-Augen-Prinzip:
  Lagerführung und Lagerbuchhaltung dürfen nicht von einer Person vorgenommen werden. Positionen, die sich gegenseitig kontrollieren, dürfen nicht in einer Hand liegen.
• Prozesstreue:
  Expresslieferungen müssen ebenso behandelt werden wie die übrige Ware. Sie müssen zuerst im Wareneingang erfasst werden, bevor sie in den Verkaufsraum gelangen.
• Eindeutigkeit:
  Damit gelieferte und bereits angenommene Ware nicht verwechselt werden, sollte die Warenannahme von anderen Unternehmensbereichen getrennt werden. Mögliche Pufferflächen sollten als solche gekennzeichnet sein.
  Rech­nung und Lieferschein sollten getrennt voneinander in der Verwaltung eintreffen. Nur so gelingt ein eindeutiger Abgleich zwischen berechneter und gelieferter Ware.

Verderb, Bruch und Wardrobing

Beschädigtes Material oder Bruch muss im System erfasst werden. Um den Anteil zu reduzieren, lohnt es, mit dem Lieferanten über bruchsichere Verpackungen zu sprechen. Gegen Verderb hilft ein konsequent verbrauchsorientiertes Bestellwesen.

Wardrobing ist eine vergleichsweise neue Erscheinung: Dabei bestellen Kunden Waren, tragen sie für einige Zeit und schicken sie dann zurück. Die Händler experimentieren mit verschiedenen Modellen, um dagegen anzugehen: Manche gewähren Rabatte, wenn keine Waren zurückgesendet werden. Eine allgemein anerkannte und tragfähige Lösung hat sich bisher noch nicht durchgesetzt.

Eine Fehlerquelle ganz anderer Art liegt in überbordender Bürokratie: Wenn die Ausgabe von Verbrauchsmaterial an komplizierte Verfahren gebunden ist, führt dies zu einer unerwünschten Selbstorganisation durch die Mitarbeiter und privaten Lagerorten.

Inventurdifferenzen aufspüren und korrigieren

Was tun, wenn es doch passiert – wenn es also trotz bester Vorbereitung zu Lagerdifferenzen kommt? Mit Lagerwert 365 gleichen Sie ganz einfach die Lagerwerte mit den Soll-Werten im Hauptbuch ab. Lagerwert 365 löst das Problem der meist langwierigen Analyse und Abstimmung zwischen Haupt- und Nebenbuch des Umlauf­vermögens.

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