Excel in der Finanz­buchhaltung

Excel – das Allzweck-Tool für alle Bereiche

In kleinen Unternehmen spricht nichts gegen den Einsatz von Excel: Die Zahl der Mitarbeiter*innen ist gering, die Datenmenge sowie die Komplexität der Geschäftsvorfälle überschaubar. Zudem hat der Hersteller eine Unterstützung für größere Datensätze und eine Bibliothek mit Funktionen für die Datenmodellierung hinterlegt.

Excel ist günstig. Es lässt sich für viele Zwecke einsetzen und jeder kennt es. Die Mitarbeiter*innen gewöhnen sich an das Tool und mit der Zeit mögen sie es. So bekommt der Einsatz von Excel eine emotionale Komponente.

Hier stößt Excel an seine Grenzen

Nach und nach wächst das Unternehmen. Alles wird größer und umfangreicher: die Zahl der Beschäftigten, die Abteilungen, die Datenmengen. Die Geschäftsleitung verlangt eine zunehmend ausgefeiltere Budgetierung und Planung sowie vielfältige Prognosen.

Große Datenmengen konsolidieren

Jetzt heißt es: die Daten über Abteilungsgrenzen hinweg zusammenführen und konsolidieren, denn jede Abteilung führt eigene Tabellen.

Komplizierte Formeln entwerfen und verwalten

Die Datenmenge wird größer, die Spalten länger, die Formeln komplizierter. Wehe, der Autor einer solchen Formel verlässt das Unternehmen. Wer pflegt die Formel weiter?

Fehler bei manueller Weiter- und erneuter Eingabe

Wo Daten manuell erhoben, übermittelt und wieder eingegeben werden müssen, steigt die Fehlerrate. Auch zügige Auswertungen und Analysen werden mehr und mehr zum Problem. Die Unternehmensleitung will schnell reagieren, weil irgendwo die Zahlen einbrechen? – Fehlanzeige! Schnell geht hier gar nichts.

Gewohnheit erschwert den Umstieg

Die Möglichkeiten von Excel sind längst überschritten, ein Wechsel überfällig. Doch jetzt stehen die Emotionen im Weg: Die gute alte Tabellenkalkulation ist vertraut und niemand hat wirklich Spaß damit, sich umzustellen.

Doch hat man sich über diesen Punkt hinweggesetzt, winkt echte Erleichterung. Spezialisierte Software verfügt über Funktionen, mit denen Excel nicht aufwarten kann – darunter eine Aufschlüsselung von gemeldeten Daten, um die Leistung von Produktlinien zu bewerten. Oder interaktive Dashboards für wichtige Leistungsindikatoren für den Vorstand in Echtzeit. Die Fehlerrate sinkt, denn Daten, die einmal erzeugt sind, stehen allen zur Verfügung, die eine Zugriffsberechtigung haben.

Speziallösungen bei wiederkehrenden Prozessen in großer Zahl

Allen Unkenrufen zum Trotz ist Excel quicklebendig und das wird auch in Zukunft so bleiben. In kleinen Organisationen spricht auch nichts gegen den Einsatz. Je mehr Unternehmen wachsen, umso mehr stößt die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen. Überall dort, wo es sich lohnt, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren, sind andere Lösungen für die Rech­nungsstellung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Inventar, Hauptbuch und Managementberichte günstiger.

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