Home Wissensblog Verkauf Jahresendinventur vorbereiten: fünf Tipps für Handelsunternehmen

Jahresendinventur vorbereiten: fünf Tipps für Handels­unternehmen

Nach dem Weihnachtsgeschäft kommt die Inventur. Wer schon einmal im Handel gearbeitet hat, weiß, was das bedeutet: Die persönlichen Ressourcen sind mindestens angezählt. Doch für die Inventur ist noch einmal voller Einsatz gefordert.

Die Inventur sollten Sie deshalb so vorbereiten, dass diese für Ihre Mitarbeitenden so einfach wie möglich wird. Damit reduzieren Sie Fehlerquellen, was wichtig ist: Denn das Ergebnis der Inventur ist die Grundlage für die Bilanz sowie für die Gewinn-und-Verlust-Rech­nung. Daher ist es wichtig, dass die Inventur sorgfältig durchgeführt wird. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die Jahresendinventur vorzubereiten und Fehlerquellen auszuschließen.

Das richtige Inventurverfahren auswählen

Es gibt drei Arten von Inventurverfahren:
• Körperliche Inventur:
Alle Vermögenswerte und Schulden werden physisch gezählt, gemessen oder gewogen.
• Stichprobeninventur:
Nur ein Teil der Vermögenswerte und Schulden wird physisch gezählt. Die Ergebnisse werden dann auf den gesamten Bestand hochgerechnet.
• Permanente Inventur:
Der Bestand wird laufend aktualisiert.
Für Handels­unternehmen ist die körperliche Inventur meist die beste Wahl. Mit Blick auf korrekte Ergebnisse bietet sie die höchste Sicherheit.

Einen Inventurplan erstellen

Ein Inventurplan beschreibt alles Wichtige zur Durchführung einer Inventur. Er sorgt dafür, dass die Inventur effizient und effektiv durchgeführt wird und dass die Ergebnisse zuverlässig sind. Ein vollständiger Inventurplan setzt sich zusammen aus einem Sachplan, einem Personalplan und einem Zeitplan.

Folgende Informationen sollten mindestens enthalten sein:
• Termin
Wann wird die Inventur durchgeführt (Vorbereitung, Durchführung und Abschluss)? Wie sieht der Zeitplan für den Tag der physischen Inventur aus?
• Orte
An welchen Orten wird die Inventur durchgeführt?
• Sache
Welche Vermögenswerte und Schulden werden erfasst? Mit welchen Angaben werden sie erfasst?
• Methoden
Welche Inventurmethoden werden verwendet?
• Personal
Wer führt die Inventur durch? Wer übernimmt die Leitung und die Kontrolle?
• Materialien
Welche Materialien werden benötigt?

Inventurkräfte schulen

Die Inventurkräfte führen die Inventur physisch durch. Mit ihrer Sorgfalt steht und fällt die Qualität des Ergebnisses. Deshalb ist es wichtig, sie sorgfältig zu schulen. Sie sollten sich darüber bewusst sein, worin die Bedeutung der Inventur liegt und dass es auf ihre Sorgfalt ankommt. Besonders positiv ist es, wenn es gelingt, ihre Neugier zu wecken: Was lernen die Inventurkräfte im Zuge der Inventur über „ihr“ Unternehmen?

Die Schulung sollte folgende Inhalte enthalten:

  • Worin liegen die Aufgaben und Pflichten der Inventurkräfte?
  • Was müssen sie über die Bedeutung der Inventur wissen, um die Aufgabe mit der nötigen Sorgfalt durchzuführen?
  • Welche Materialien und Hilfsmittel stehen ihnen zur Verfügung?
  • Wen können sie in Zweifelsfällen während der Inventur fragen?

Häufig wird der Zeitaufwand für die Schulung unterschätzt: Bedenken Sie, dass Sie eine höhere Schulbildung oder eine Übersicht über das Wohl und Wehe des deutschen Rech­nungswesens nicht voraussetzen können. Möglicherweise existieren zusätzlich sprachliche Barrieren. Fangen Sie deshalb frühzeitig an und bereiten Sie praktische Übungen vor.

Lagerorte vorbereiten

Die Lagerorte müssen für die Inventur zugänglich und sicher sein, damit die Inventurkräfte zu allen Positionen haben und sie erfassen können.

Inventurergebnisse prüfen

Prüfen Sie die Inventurergebnisse sorgfältig. Wenn Sie Abweichungen von den Buchhaltungsdaten feststellen, gehen Sie ihnen auf den Grund und räumen Sie sie aus.

Mit einer sorgfältigen Vorbereitung wird die Jahresinventur um ein Vielfaches leichter und verspricht zuverlässige Ergebnisse.

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